Padomi nelielu biroju pārvākšanās plānošanai

Padomi nelielu biroju pārvākšanās plānošanai

Latvijā ir ļoti daudz nelielu uzņēmumu, kuri periodiski mēdz arī pārvākties, lai paplašinātos, būtu pieejamāki klientiem, ievāktos skaistākās telpās, kā arī citu iemeslu vadīti. Tomēr arī tad, ja plānotie pārvākšanās darbi nav iespaidīgi, ir dažas lietas, kuras uzņēmējiem būtu jāpatur prātā, plānojot neliela biroja pārcelšanos.

Mantu pakošanas secība: Pārvākšanās darbu plānošana jāuzsāk laicīgi, bet, pakojot mantas, jāņem vērā, ka pirmās jāsapako tās lietas, kuras neietilpst pirmās nepieciešamības lietu kategorijā. Pirmās nepieciešamības lietas (piemēram, datorus) vēlams sapakot tieši pārvākšanās dienā. Kāpēc? Lai pārvākšanās process atstātu pēc iespējas mazāku ietekmi uz biroja ikdienas darbu un biroja darbinieki varētu strādāt līdz pat pārvākšanās dienai.

Rūpes par klientiem: Vairums mazo uzņēmumu nevar atļauties uz ilgu laika posmu nopauzēt savu darbību, lai tikai pārvāktos – maksimālais pārvākšanās laiks maziem uzņēmumiem visbiežāk ir trīs dienas. (Parasti tā ir piektdiena un nedēļas nogale.) Ja uzņēmuma darbība saistīta arī ar klientu apkalpošanu, tad laicīgi klienti būtu jāinformē par to, ka pārvākšanās dienās klientu serviss nestrādās vai būs lēnāks. Ja biroja ikdienas darbu iespējams veikt attālināti vai no mājām, tad uz pārvākšanās laiku ieteicams norīkot vienu vai vairākus darbiniekus, kas atbildēs uz steidzamākajiem e-pastiem un zvaniem, lai pārvākšanās nesagādātu uzņēmuma klientiem negatīvu pieredzi.

Jaunā biroja adrese internetā: Atceries, ka būs cilvēki, kas arī pēc biroja pārvākšanās meklēs tavu uzņēmumu internetā, tāpēc, lai pasargātu viņus no nepatīkamiem pārpratumiem, nomaini sava biroja adresi Google maps, izmantojot Google Map Maker. Kā arī neaizmirsti adresi nomainīt citviet – uzņēmuma mājaslapā un sociālajos tīklos.

Papildus telpas mantu glabāšanai: Ja uzņēmums pārvācas uz mazākām telpām, tad ērtākais veids, kā nepieciešamības gadījumā iegūt papildus vietu, ir izmantojot pašapkalpošanās mantu glabātuves pakalpojumus (piemēram, ikdienas darbā reti nepieciešamu, bet svarīgu dokumentu glabāšanai). Svarīgi izvēlēties tādu mantu glabātuvi, kura nodrošina 24/7 video novērošanu, apsardzi un ērtu piekļuvi savām noglabātajām mantām.

Vecās elektrotehnikas pārstrāde un datu dzēšana: Būsim godīgi, daudzos birojos ir noglabāta vecā tehnika, kuru vairs neviens nelieto. Piemēram, veci mobilie telefoni, printeri un novecojuši datori. Mazo elektrotehniku var izmest speciālos konteineros, kas atrodas lielveikalos, bet vidējo un lielo elektropreču utilizāciju var uzticēt pārvākšanās pakalpojumu kompānijai. Der atcerēties, ka pirms atbrīvošanās no vecās biroja elektrotehnikas, vajadzētu izdzēst visus tajā esošos datus, lai uzņēmuma informācija nevarētu nonākt svešās rokās.

Mantu ziedošana: Ja daļa no nevajadzīgajām mantām ir labā stāvoklī un esi tās nolēmis ziedot labdarībai, tad sazinies ar labdarības organizācijām laicīgi. Tas ir svarīgi, jo ne visām labdarības iestādēm būs nepieciešamas tev nevajadzīgās lietas, bet tās iestādes vai personas, kuras labprāt vecās mantas pieņems kā dāvanu, bieži vien nevarēs tām ierasties pakaļ uzreiz tajā pašā dienā vai pat nedēļā.

Atceries: laicīga darbu plānošana ir veiksmīgas pārvākšanās atslēga! Lai no raizēm brīva biroja pārvākšanās!