Organizēt biroja pārcelšanos nav gluži tas pats, kas pārvākties uz jaunu dzīvokli, tāpēc šie plānošanas darbi prasa īpašu pieeju, lai lokācijas maiņu varētu uzskatīt par veiksmīgu. Kādas tad ir četras svarīgākās lietas, plānojot biroja pārcelšanos? Lasi un uzzini!

Sāc plānot laicīgi: Salīdzinot ar parastu mājokļa pārvākšanos , biroja pārcelšanās darbi parasti ir daudz laikietilpīgāki, tāpēc tiem nepieciešams arī ievērojami ilgāks sagatavošanās periods. Turklāt, jo lielāks birojs, jo ilgāka plānošana būs nepieciešama. Speciālisti iesaka darbu plānošanu sākt pat vairākus mēnešus pirms nospraustā pārcelšanās datuma, izveidojot detalizētu darāmo darbu sarakstu un deleģējot pienākumus uzņēmuma darbiniekiem.

Izvēlies pārcelšanās kompāniju: Tas, cik veiksmīga būs pārvākšanās, ir lielā mērā atkarīgs no pārcelšanās kompānijas, kuru tu izvēlēsies. Noskaidro, vai tā specializējas tieši biroja pārvākšanās darbu veikšanā, kā arī to, cik plašs ir tās piedāvātais preču un pakalpojumu klāsts. Tu būsi ieguvējs, ja izvēlēsies kompāniju, kas nodrošina pakošanas materiālu sagādi, veic mēbeļu demontāžu un montāžu, sniedz mantu pakošanas pakalpojumus, ir ar pieredzi elektronikas un gleznu transportēšanā (svarīgi, ja tavā birojā ir gleznas vai lielformāta fotogrāfijas), nodrošina arī veco mēbeļu un elektrotehnikas utilizāciju. Tādējādi tu visus pakalpojumus saņemsi vienuviet, bet atbildība par darāmo vai kļūdām netiks žonglēta no viena uzņēmuma uz otru.

Izveido budžetu: Jebkurā biznesā svarīgs ir jautājums: “Cik mums tas izmaksās?” Arī pārcelšanās nav izņēmums, tāpēc vajadzētu aprēķināt reālistisku budžetu, kas būs nepieciešams pakošanas materiālu iegādei un transporta/krāvēju pakalpojumu apmaksai. Budžetu ieteicams veidot ar nelielu rezervi, jo laika gaitā var rasties neparedzēti darbi, kuru izpildei būs nepieciešami papildus finanšu līdzekļi. Lai aprēķinātu pēc iespējas precīzākas izmaksas, vari sazināties ar savu izvēlēto pārcelšanās kompāniju, kurai tādu darbu veikšana ir ikdiena.

Nomaini adresi: Adreses maiņa ir ļoti svarīgs punkts, kuru uzņēmumi nereti mēdz vismaz daļēji neievērot. Ar pasta sūtījumu pāradresāciju vien nepietiks, jo 21. gadsimtā ir ārkārtīgi būtiski arī tas, kas notiek interneta vidē. Informē biznesa sociālo tīklu sekotājus par adreses maiņu, kā arī nomaini adresi Google Maps, jo ļoti bieži tieši Google meklētājs ir tā vieta, kur cilvēki uzzina par uzņēmuma atrašanās vietu. (Iedomājies situāciju, kurā tu zaudē potenciālo klientu tikai tāpēc, ka viņš ieradies vecajā adresē, jo, meklējot tavu uzņēmumu internetā, tā uzrādīta Google meklēšanas rezultātos un kartēs.) Ieteicams uzņēmumā izvēlēties darbinieku, kurš būs atbildīgs par adreses maiņu, lai, ievācoties jaunajā birojā, gan uz vizītkartēm, gan interneta vidē būtu pieejama tikai biroja jaunā – aktuālā adrese.

Un atceries – ja rodas neskaidrības, nebaidies jautāt profesionāļiem, jo labāk vienreiz pajautāt, nekā kļūdīties un nožēlot, ka nepajautāji.