Agri vai vēlu pienāk laiks, kad uzņēmumam ir nepieciešams nomainīt telpas. Pārcelšanās iemesli katram ir savi: vieni paplašinās, otri meklē komfortablākus darba apstākļus, trešie grib uzlabot savu tēlu, vēl citi pārceļas uz iegādātām biroju telpām. Gadās arī, ka jāpārceļas sakarā ar finansiālām grūtībām un jāmeklē  ekonomiskāks variants.

Ir nepieciešams ne tikai izstrādāt skaidru un optimālu pārvākšanās plānu, bet arī īstenot to, netraucējot savai uzņēmējdarbībai. No pirmā acu uzmetiena šķiet – jautājums nav no vieglajiem, it īpaši, kad ar to nākas saskarties pirmo reizi. Bet, ja šo procesu organizē rūpīgi un bez steigas, tad pārcelšanās notiks ātri un bez manāmiem zaudējumiem. Un jūs pat varēsiet papriecāties par dažiem pozitīviem pavērsieniem, piemēram, atbrīvoties no nevajadzīgām lietām, kas gadiem ilgi tika uzglabātas un kas aizņēmušas vietu birojā.

Tātad uzņēmuma vadītājs ir nolēmis pārvākties uz jaunām biroja telpām. Apskatīsim veicamo pa soļiem.

• Pirmais, kas ir jādara – jāinformē uzņēmuma darbinieki par gaidāmo pārcelšanos. To var izdarīt, uzaicinot visus darbiniekus uz organizatorisko sapulci vai personīgi dodoties uz katru uzņēmuma nodaļu un paziņojot visu mutiski, vai arī sūtot ziņojumu ar informāciju pa e-pastu.
• Pirms pārvākšanās būtu labi iepazīstināt firmas darbiniekus ar jaunajām biroja telpām. Tas palīdzēs racionāli plānot darba vietu sadali un mēbeļu izvietojumu. Bet darbinieki varēs jau iepriekš padomāt, ar kādu transportu nokļūt jaunajā darba vietā.
• Svarīgi atcerēties, ka, mainot biroja atrašanās vietu, zināmas neērtības rodas ne tikai uzņēmuma darbiniekiem, bet arī klientiem vai partneriem. Tāpēc, lai mazinātu diskomfortu sakarā ar pārcelšanos uz citām telpām, vajadzētu laicīgi informēt klientus un sadarbības partnerus par jauno adresi, kā arī pievienot kustības shēmu braucienam uz jauno biroju.

Obligāti jāsastāda pārbraukšanas plāns ar grafiku, kurā detalizēti aprakstīti visi tās posmi.

• Darbs jāsāk ar biroja aprīkojuma un inventāra sagatavošanu: tas ir jāsagrupē – atsevišķi visas grāmatas, kancelejas piederumi utt., visi priekšmeti jāmarķē, lai neko nepazaudētu pārvākšanās laikā. Personīgās lietas katram darbiniekam jāaiznes uz mājām. Gatavojot aprīkojumu pārvešanai uz jaunām telpām, visi kabeļi jāliek kopā ar tehniku, jo tas palīdzēs ātrāk uzstādīt tehniku jaunajā birojā.
• Mēbeļu pārvadāšana šajā procesā ir visgrūtākais posms. Tās var pārvadāt gan izjauktā, gan saliktā veidā. Ja izvēlēts pirmais variants, ieteicams zvanīt mēbeļu speciālistam, kas pareizi organizēs darbu, sapakos un saliks kravas automašīnā, ar kuru tas viss tiks aizvests uz jauno biroju. Ja jūs nolēmāt neizjaukt mēbeles, tās joprojām ir nepieciešams sagatavot transportēšanai: no skapja izņemt stiklus un iepakot tos blīvi kartonā, skapīšus aizvērt ar atslēgu un aizlīmēt atvilktnes ar līmlenti, krēslus aptīt ar polietilēna plēvi un uzrakstīt darbinieku uzvārdus . Ieteicams vispirms pārvest lielas un smagas mēbeles un tikai pēc tam visas pārējās.

Lēmums par uzņēmuma -pārvadātāja pakalpojumu izmantošanu jāpieņem atkarībā no jūsu uzņēmuma finansiālām iespējām.

Vai vēlaties pasūtīt ātru un efektīvu pārcelšanos uz jaunām biroja telpām?