Plānojot biroja pārvākšanos, jāņem vērā daudzi faktori, lai pārvākšanās process ritētu gludi un netraucētu darbam un negatīvi neietekmētu biznesu. Kas ir tās lietas, kuras jāņem vērā, ja tuvā nākotnē tiek plānota biroja pārcelšana uz jaunām telpām?
Pārvākšanās diena: Ja ēku, kurā atrodas uzņēmuma birojs, dali ar citiem uzņēmumiem, tad pārvākšanās noteikti jāplāno pēc darba laika beigām vai brīvdienās, lai netraucētu darbu citu biroju darbiniekiem. Turklāt, plānojot pārvākšanos brīvdienās, uzņēmums nezaudēs tik ļoti vērtīgās darba stundas un plānotie uzņēmuma darbi netiks kavēti.
Informē darbiniekus: Vismaz nedēļu pirms pārvākšanās nepieciešams informēt darbiniekus par to, lai vecās biroja telpas viņi atbrīvo no savām privātajām lietām.
Uzticies profesionāļiem: Protams, uzņēmuma pārcelšana uz jaunām telpām nav kas tāds, ko biroja vadītāji bieži dara, tāpēc ir saprotams, ka pašam ne visu iespējams izplānot ideāli, bet labā ziņa ir tāda, ka ir cilvēki, kuriem biroja pārvākšanās procesa plānošana ir ikdiena. Uzticoties profesionāliem pārvadātājiem, saņemsi ne tikai konsultācijas un pieredzē balstītus pakalpojumus, bet arī laiku, ko varēsi veltīt saviem tiešajiem pienākumiem.
Inventarizācija: Pirms pārvākšanās veic inventarizāciju un rūpīgi pārdomā, kuras no vecajā birojā esošajām lietām iederēsies un būs nepieciešamas jaunajās biroja telpās. Lai to saprastu, lieti noderēs skice ar aptuvenu jaunā biroja iekārtojumu.
Organizēšana: Ideāli, ja pārvākšanās dienā uzņēmums norīko divus savus darbiniekus – vienu, kas uzrauga pārvākšanās procesu vecajā birojā, un otru, kas sagaida pārvadātājus ar mantām jaunajā birojā.
Telekomunikācijas un internets: Noteikti jau laicīgi nepieciešams parūpēties par to, lai jau pirmajā dienā pēc pārvākšanās jaunajā birojā būtu pieejams gan internets, gan telekomunikācijas pakalpojumi. Jau pirms pārvākšanās darbu veikšanas sazinies ar telekomunikāciju un interneta pakalpojumu sniedzējiem, lai vienotos par ērtāko laiku darbu veikšanai.
Uzlīmes ar uzrakstiem: Iepakojot dokumentus un biroja piederumus kartona kastēs, uz tām ieteicams uzlīmēt uzlīmes ar uzrakstiem – piemēram, “grāmatvedība”, “projekti”, “skices” utt., lai uzreiz būtu skaidrs, kur katrai kastei jaunajās biroja telpās ir īstā vieta.
Veic tīrīšanu: Neviens taču nevēlas kopā ar mantām uz jauno biroju aizvest vecos gružus, tāpēc pirms mantu pārvešanas ieteicams veikt ģenerāltīrīšanu un atbrīvoties no salauztajām lietām, kā arī nevajadzīgiem niekiem un gružiem galdu atvilktnēs.
Pāradresē sūtījumus un atjauno kontaktinformāciju: Jau labu laiku pirms pārvākšanās vajadzētu informēt esošos un potenciālos klientus, kā arī sadarbības partnerus par biroja adreses maiņu, lai izvairītos no pārpratumiem un neērtībām. Ieteicams adresi nomainīt arī mājaslapā, sociālo tīklu kontos, kā arī uz vizītkartēm.
