Katrs birojs ir unikāls, tomēr, kad tiek plānota biroja pārvākšanās, galvenie darbi gandrīz visiem birojiem ir vienādi, tāpēc esam apkopojuši darāmo lietu sarakstu, lai pārvākšanās procesā par neko netiktu aizmirsts.

• Kopīgi izvēlieties pārvākšanās darbu galveno koordinatoru, pie kura ofisa darbinieki varēs vērsties ar jautājumiem par pārcelšanās procesu. Tas novērsīs pārpratumus un darbu veikšana būs organizētāka.
• Noskaidrojiet visu par jauno biroja ēku, uz kuru plānots pārcelties. Vai pieejams kravas lifts? Cik ilgi ēka ir atvērta? Kādos laikos atļauts veikt mantu nešanas procesu, lai tas netraucētu citiem?
• No jaunās biroja ēkas īpašnieka palūdziet ēkas plānu, jo tas noderēs gan jums, izstrādājot jauno telpu iekārtojumu, gan pārcelšanās kompānijai, kuru nolīgsiet.
• Saskaņojiet pārvākšanos ar pakalpojumu sniedzējiem – piemēram, interneta un telekomunikāciju pakalpojumu nodrošinātājiem. Noskaidrojiet, vai iespējams pārslēgt līgumu uz biroja jauno adresi. (Nereti gadās situācijas, kad pakalpojumu sniedzējs neapkalpo jaunās biroja atrašanās vietas teritoriju, un tad nākas meklēt jaunu pakalpojumu nodrošinātāju.)
• Rēķinieties, ka darbu izpilde un pasūtījumi (piemēram, jauno biroja mēbeļu pasūtījums) var aizkavēties, tāpēc pasūtījumus vēlams sākt plānot laicīgi, ierēķinot arī laika rezervi.
• Rezervējiet pārcelšanās kompānijas pakalpojumus aptuveni mēnesi pirms plānotā pārcelšanās datuma, jo biroja pārvākšanās darbi ir laikietilpīgi un, atliekot pārcelšanās kompānijas nolīgšanu uz pēdējo brīdi, var gadīties, ka vēlamais datums vairs nebūs pieejams.
• Pāradresējiet sūtījumus uz jauno adresi un nomainiet sava biroja adresi arī citviet – mājaslapā, uz vizītkartēm, sociālajos tīklos un citur.
• Plānojiet mantu iekraušanas un izkraušanas secību. Piemēram, ja jaunajā ofisā iecerēts ieklāt jaunu paklāju, tad tas jāpiegādā pirmais, lai negadītos tā, ka jaunās mēbeles birojā sanestas, bet tad atklājas, ka jāved arī paklājs, kas nozīmēs to, ka visas mantas būs atkal jāiznes ārā no telpas, lai tikai varētu ieklāt paklāju.
• Ofisa darbinieku starpā sadaliet pienākumus – vēlams tos rakstiskā formā izsūtīt uz e-pastiem vai izsniegt darbiniekiem drukātā formā, lai saraksts vienmēr būtu ērti pieejams un visi zinātu, kas katram jādara.
• Sakopiet jaunās biroja telpas pirms ievākšanās, lai viss būtu svaigs un tīrs, kā arī atstājiet tīras sava vecā biroja telpas, lai to jaunajiem saimniekiem būtu patīkami tur ierasties.

Lai veiksmīga biroja pārcelšanās, kā arī lai viss norit pēc plāna!